INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL'AMBITO DELLA PIATTAFORMA WHISTLEBLOWING ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ('GDPR')
Gentile Utente,
la società Oracle Italia S.r.l. co n sede legale in Via Massimo D'Azeglio,4 20154 Milano (MI) in qualità di t itolare del trattamento ( ' Società ' o il ' Titolare '), è tenuta a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali raccolti mediante i canali accessibili attraverso la piattaforma ' EthicsPoint ' ( 'Piattaforma' ) di un fornitore specializzato e che la Società ha messo a disposizione di coloro che intendono inviare, secondo quanto previsto dalla procedura di whistleblowing (di seguito, la ' Procedura Whistleblowing ' o " Procedura "), una segnalazione con la relativa documentazione ( ' Segnalazione ') delle violazioni indicate nella Procedura stessa, in attuazione di quanto previsto dal D. Lgs 10 marzo 2023, n. 24 (' Decreto ') .
1. QUALI DATI PERSONALI POSSONO ESSERE RACCOLTI
Qualora venga effettuata una Segnalazione, la Società per il tramite di un comitato dedicato (' Gestore delle segnalazioni ' o ' Gestore ') nonché degli ulteriori soggetti autorizzati con riferimento ai seguenti interessati (' Interessati ') già definiti dal Decreto:
- (a) persona segnalante (di seguito anche ' Segnalante '),
- (b) persona coinvolta, persona segnalata, persona menzionata nella segnalazione ed il facilitatore,
raccoglierà e tratterà i dati personali pertinenti e inseriti dal Segnalante (es. tramite i campi di testo libero nel modulo di registrazione) nella Segnalazione, quali ad esempio:
- dati identificativi e di contatto quali ad es. nome e cognome, numero di telefono e-mail. I dati identificativi del Segnalante non saranno raccolti qualora sia effettuata una segnalazione anonima che contenga gli elementi essenziali previsti dalla Procedura;
- dati relativi all'occupazione quali ad es. occupazione, funzione, ruolo aziendale , qualora forniti dal Segnalante;
- fatti, atti inerenti ogni altro contenuto della Segnalazione;
- dati finanziari ed economici quali ad es. informazioni relative a conti correnti, carte di credito, somme di denaro, emolumenti;
- immagini, foto, audio e voce;
(congiuntamente ' Dati personali ').
Le Segnalazioni potranno essere effettuate accedendo alla Piattaforma al seguente indirizzo https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/31053/index.html o tramite la intranet aziendale. N ell'ambito della Piattaforma possono essere effettuate Segnalazioni sia in forma scritta sia in forma orale grazie alle funzionalità integrate della stessa. Le Segnalazioni orali avvengono mediante linea telefonica dedicata e saranno documentate, previo consenso del Segnalante, o mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto o mediante trascrizione. In alternativa, la Segnalazione sarà documenta per iscritto mediante resoconto dettagliato.
Al di fuori della Piattaforma i Dati personali delle Segnalazioni potranno essere trattati, su richiesta del Segnalante, con un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni (e con le persone appartenenti ad altre funzioni aziendali ingaggiate dal Gestore delle segnalazioni che siano espressamente autorizzati a trattare i dati nel rispetto del GDPR) ovvero mediante gli ulteriori canali esterni previsti dal Decreto.
Le Segnalazioni effettuate oralmente nel corso di un incontro richiesto dal Segnalante, saranno documentate, previo consenso di quest'ultimo, o mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto o mediante verbalizzazione e, comunque, archiviate sulla Piattaforma.